Współczesny świat korporacji i małego biznesu uwielbia skomplikowane procesy. Czasami wystarczy spojrzeć na dowolny dokument strategiczny albo opisu stanowiska pracy, żeby poczuć się jak student kryptografii na egzaminie poprawkowym. Zamiast prostych komunikatów pojawiają się matryce kompetencji, agencje doradcze i niezliczone poziomy akceptacji dla najprostszych decyzji. Profesjonalizm w pewnym momencie przestał oznaczać skuteczne dowożenie rezultatów, a zaczął przypominać grę w unikanie odpowiedzialności za pomocą trudnych słów.
To zjawisko najczęściej rodzi się ze strachu przed posądzeniem o brak kompetencji. W środowisku, gdzie każdy chce pokazać swoją wartość, proste rozwiązania bywają podejrzane. Jeśli ktoś mówi, że dany problem da się rozwiązać w jeden dzień za pomocą darmowego narzędzia, budzi mniejszy respekt niż osoba, która proponuje trzymiesiesięczny audyt za kilkadziesiąt tysięcy złotych. W ten sposób rynek sam napędza spiralę sztucznego komplikowania rzeczywistości, która z realną efektywnością ma niewiele wspólnego.
Kiedy prostota staje się podejrzana
Większość organizacji przechodzi dokładnie tę samą drogę. Na początku jest mały zespół, który działa szybko i bez zbędnych procedur. Decyzje zapadają przy ekspresie do kawy, a klient dostaje produkt na czas, bo nikt nie traci czasu na pisanie trzydziestostronicowych raportów. Jednak w miarę wzrostu firmy pojawia się pokusa usystematyzowania wszystkiego. Wtedy do głosu dochodzi biurokracja, która z czasem urasta do rangi głównego celu samej organizacji.
Warto przyjrzeć się temu, jak proste zadania obrastają w dodatkowe warstwy komunikacji. Zwykła prośba o zmianę w projekcie wymaga teraz wypełnienia formularza, uzyskania zgody przełożonego, wpisania sprawy do systemu ticketowego i zorganizowania spotkania podsumowującego. W efekcie rzecz, która kiedyś zajmowała dziesięć minut, ciągnie się przez dwa tygodnie. To nie jest już profesjonalizm. To jest paraliż decyzyjny ubrany w garnitur ze sztucznej wełny.
Ludzie pracujący w takich strukturach szybko orientują się, że ważniejsze od samej pracy staje się udowadnianie, że praca została wykonana zgodnie z procedurą. Dokumentacja waży więcej niż sam projekt, a wykresy w prezentacjach stają się tak gęste, że nikt poza ich twórcą nie rozumie, co właściwie przedstawiają. Zamiast klarowności pojawia się mgła korporacyjnego żargonu, w której łatwo się schować, ale bardzo trudno dowieźć jakikolwiek sensowny rezultat.
Architektura zbędnych procesów
Skąd bierze się ta obsesja na punkcie komplikowania? Odpowiedź tkwi w ludzkiej psychice i w sposobie, w jaki premiujemy sukces. Sukces mierzony jest często nakładem pracy, a nie jej efektem. Jeśli ktoś przepracował dziesięć godzin nad prostym arkuszem kalkulacyjnym, ale ubrał go w skomplikowaną makroinstrukcję, zbierze większe oklaski niż ktoś, kto rozwiązał ten sam problem za pomocą kartki papieru i długopisu w pięć minut.
Przejaskrawione przykłady można spotkać w niemal każdej branży. Agencje marketingowe tworzą skomplikowane strategie lejków sprzedażowych tam, gdzie wystarczyłaby szczera rozmowa z klientem. Firmy technologiczne wdrażają złożone systemy zarządzania tam, gdzie wystarczyłaby tablica korkowa. To tworzenie problemów po to, żeby móc je bohatersko rozwiązywać. W ten sposób buduje się sztuczny popyt na usługi własnego działu.
Nadmierne komplikowanie ma też swoją mroczną stronę finansową. Każdy dodatkowy proces kosztuje czas, a czas to pieniądze. Kiedy firma zaczyna tonąć we własnych procedurach, drastycznie spada jej zwinność. Zamiast reagować na rynkowe zmiany w kilka godzin, organizacja potrzebuje tygodni na zwołanie odpowiednich komisji. W tym czasie konkurencja, która nie zapomniała o zdrowym rozsądku, przejmuje rynek.
Gdzie leży granica zdrowego rozsądku
Odróżnienie prawdziwego profesjonalizmu od korporacyjnego blichtru bywa trudne, ale istnieje jedna niezawodna miara. Profesjonalizm upraszcza to, co skomplikowane, a amatorstwo komplikuje to, co proste. Prawdziwy ekspert potrafi skomplikowane zagadnienie opowiedzieć w taki sposób, że zrozumie je każdy, bez uciekania się do pustych sloganów i niezrozumiałych skrótów.
Kiedy w komunikacji biznesowej zaczyna brakować ludzkiego głosu, a pojawiają się same słowa w rodzaju synergia, optymalizacja czy paradygmat, to znak, że treść przestała mieć znaczenie. Liczy się wyłącznie forma. Ludzie zaczynają mówić językiem, który nikogo nie oburza, bo niczego konkretnego nie obiecuje. Bezpieczne komunikaty zastępują odważne decyzje, a skomplikowane struktury chronią przed odpowiedzialnością za ewentualne błędy.
Oczyszczenie przestrzeni biznesowej ze zbędnych udziwnień wymaga dużej odwagi. Wymaga przyzwolenia na prostotę, która bywa źle odbierana przez osoby przyzwyczajone do dymu bez ognia. Czasami najtrudniejszą rzeczą w pracy jest wyrzucenie połowy procedur i przyznanie, że sprawa jest banalnie prosta, tylko trzeba po prostu zakasać rękawy i zrobić to, co należy.
Dobre decyzje rzadko potrzebują stu stron uzasadnienia. Dobre produkty rzadko wymagają instrukcji obsługi grubszej niż książka telefoniczna. Zbyt skomplikowane podejście do prostych zadań to najkrótsza droga do utraty kontaktu z rzeczywistością. Warto czasem zatrzymać się w pędzie po kolejne certyfikaty i procedury, żeby zadać sobie jedno podstawowe pytanie – czy to, co robimy dzisiaj, rzeczywiście przybliża nas do celu, czy tylko sprawia, że czujemy się mądrzejsi, niż jesteśmy w rzeczywistości.
Zostaw komentarz